Wie lässt sich mit E-Learning wirklich Geld sparen?

Auf manche einfache Frage möchten wir eine einfache Antwort haben. Es gibt verschiedene Gründe, warum sich Unternehmen für das Thema E-Learning interessieren. Meist steht auch eine Kostenüberlegung im Raum. Daher beantworten wir die Frage, wie sich mit E-Learning wirklich Geld sparen lässt kurz und knapp: überhaupt nicht.

Diese Antwort ist eine Provokation, um eine viel zu einfache Frage zu entlarven. Wissensmanagement und Mitarbeiterentwicklung sind komplexe Aufgaben für Unternehmen. Sie haben den Nachteil, dass nicht kurzfristig gerechnet werden kann, wann und wie es einen Return of Investment gibt.

Selbst bei einfachen Themen, aus der Service Welt kommt man vom Hundertsten ins Tausendste. Zwei Beispiele aus unserer Trainererfahrung als Beispiel: das Thema „Freundlichkeit“ und ein Excelkurs

Freundlichkeit

Nehmen wir eine Schulung für den Umgang mit dem Kunden. Im Mittelpunkt Beispiel einer freundlichen Begrüßung des Kunden im Mittelpunkt stehen.

Unabhängig von der Vermittlungsart hat die Schulung  das Ziel, dass alle Mitarbeiter verstehen, warum es wichtig ist, den Kunden zu beginn freundlich zu begrüßen. Da im menschlichen Miteinander der Grundsatz „setze nichts voraus“ gilt, soll in der Schulung vermittelt werden, mit welchen Worten und mit welcher Körpersprache ein solches Begrüßung erfolgen kann.

In der Trainingskonzeption muss überlegt werden, wie viel Zeit es braucht, wie vielen Mitarbeitern den Inhalt zu vermitteln. Eine Haltungs- und Verhaltensveränderung in der Sicht auf den Kunden zu erreichen ist eine große Aufgabe. Danach sollen spielerisch Kunden Begrüßung eingeübt werden. Wenn der Trainer es jetzt noch schafft, dass diese Rollenspiele nicht für alle Beteiligten peinlich sind, hat er schon eine gute Leistung erzielt!

Nur, begrüßen die Mitarbeiter jetzt nach der Schulung ihre Kunden freundlicher? Und wenn ja, wie misst der Controller den Erfolg der Trainingsmaßnahme wirtschaftlich? Woher wissen die Unternehmen, dass die kurze Schulung wirtschaftlicher ist, als das drei Tage Seminar? Die Antwort ist: Sie wissen es nicht.

Nur in Unternehmen in denen es ein ausgereiftes Qualitätsmanagement gibt, kann sich das Wissen entwickeln, welche Trainingsmethoden die höchste Effektivität haben. Und dies auch nur, wenn andere Faktoren wie das Recruitment, die Fluktuation und die Mitarbeitermotivation über den Beobachtungszeitraum stabil sind.

Der Excelkurs

Excel gehört für viele zahlenlastige Unternehmensaufgaben zum alltäglichen Handwerkszeug. Umso wichtiger ist es, dass manche Mitarbeiter ihr Wissen im Umgang dieser Software vertiefen. Eine zentrale Trainingsabteilung bestellt daher einen externen Excelkurs für all seine Mitarbeiter. In dem eintägigen Kurs soll allen Mitarbeitern die Software näher gebracht werden.

Dass manche Mitarbeiter schon echte Excel-Cracks sind und andere es überhaupt nicht für Arbeit brauchen, wird bei der Planung übersehen. Einer Handvoll Mitarbeitern öffnet der Kurs neue Möglichkeiten und steigert ihre Effektivität im Arbeitsalltag enorm.

Wie wird die Wirtschaftlichkeit dieses Excelkurses gemessen? Durch eine Befragung der Mitarbeiter? Durch die Erfassung der mittleren Bearbeitungszeit einer exellastigen Aufgabe? Oder wird sie in Ihrem Unternehmen dies eher nicht erfasst?

Training ist nur ein „nice to have“

An Trainings wird in schlechten Zeiten oftmals am ehesten gespart. Manche Trainings chargieren, in der Wahrnehmung des Managements, zwischen Gruppenerlebnis und versteckter oder offener Mitarbeiter Motivation, gerade weil ihr eigentliches Produkt, schwer zu messen ist.

E-Learning macht nichts besser

Alle Herausforderungen, die ein normales Training aus wirtschaftlicher Sicht hat, ergeben sich auch für ein E-Learning. Was das Ziel des Trainings? Wer ist der richtige Teilnehmerkreis? Woran merken wir, dass wir mit unserem Training unser Ziel erreicht haben? Wie sichern wir die Qualität des Erlernten über lange Zeit? Usw. usw.

Die Einsparungspotenziale eines E-Learnings hängen also stark davon ab, wie klar und strukturiert die Lernarchitektur im Gesamten ist. Je klarer die Aufgabe des E-Learning umrissen ist, desto deutlicher werden seine wirtschaftlichen Vorteile.

Aus Kostensicht sind die Vorteile des E-Learning klar ersichtlich:

• Skalierbarkeit. Bei einem vorproduziertem Webbased Training (WBT) entstehen nur einmal Kosten. Die Anzahl der Teilnehmer ist kein Kostenfaktor.
• Standort Unabhängigkeit. Wie Telefonkonferenzen oder andere moderne Kommunikationsformen bieten online E-Learning Methoden die Möglichkeit Fahrtkosten und Reisekosten zu sparen. Dies gilt ebenso für Webinare, Chat- oder Telefoncoaching, und WBTs.
• Auswertbarkeit/Überprüfung der Lernerfolge. Durch die Möglichkeit gelernte Ergebnisse sofort durch Quizzes, Befragungen und Tests zu überprüfen, wird die Schärfung der Lernmethoden hin zu einem klaren Ergebnis gefördert. Auch Einzelmaßnahmen nach dem Training können so viel ziegelgerichteter gestaltet werden.

Natürlich gibt es Nachteile aus der Kostensicht bei E-Learning Methoden:

• Know-how Aufbau. Bitte unterschätzen Sie nicht den Aufwand sich mit der Materie des E-Learning zu beschäftigen. Auch wenn sie bisher eine Trainingsabteilung oder einen tollen Trainer haben, heißt dies nicht, dass er schon das notwendige Know-how hat um E-Learning durchzuführen. Geben Sie ihm die Chance sich hier weiterzubilden. Es geht um Software, Redaktionsaufgaben und Medienkompetenz.
• Zeit. Jeder, der schon einmal an der Gestaltung einer PowerPoint Präsentation gesessen hat, weiß wie viel Zeit es verschlingen kann. Nicht nur die eigenen Gedanken müsssen sortiert werden, sondern eine Präsentation muss grafisch anschaulich, ansprechend und allgemein verständlich sein. Diese dann mit einem Vortrag vorzustellen, ist eine komplexe Aufgabe. Auch wenn ein Thema schon als »Class Room«-Training bei ihnen gibt, ist der Aufwand der Erstellung einer E-Learning Lösung hoch. Ihr Haustrainer wird dies nicht „einfach so nebenbei“ machen.
• Software, Server und Lizenz. Zur technischen Umsetzung von E-Learnings, muss die geeignete Software zur Erstellung angeschafft werden. Es muss darüber nachgedacht werden, was für ein Learning Management System (LMS) gewählt wird. Clips Videos und Grafiken müssen selbst erstellt oder lizenziert werden. Hier lässt sich endlos Geld versenken.
• Externe Dienstleister und Agenturen. Bei externen Dienstleistern ist die Frage, welcher Aufwand betrieben werden soll. Und wie die Gestaltung auszusehen hat. Kann es vielleicht günstige Ware von der Stange sein? Oder müssen Inhalte speziell für Ihr Unternehmen erstellt werden? Wie wichtig ist Ihnen das Design? Ihr Corporate Design? Welche Form der Visualisierung kostet, wie viel Geld (Trickfilme, Animationen, Videos, Ton und VoiceOver)?
• Haltbarkeit der produzierten E-Learning Einheiten. Eine der wichtigen Überlegungen bei der Produktion von E-Learning Einheiten ist, in Bezug auf die Kosten, die Frage wie dauerhaft das vermittelte Wissen ist. Produktwissen, das sich kurzfristig saisonal ändert, muss in vor produzierten E-Learning Einheiten jeweils angepasst werden. Oftmals entstehen dabei Anpassungskosten, die den ursprünglichen Investitionskosten entsprechen. Bei schnelllebigen Produkten und Wissenseinheiten ist es daher nicht sinnvoll aufwendige E-Learning zu produzieren.

Ob und wie in ihrer Organisation durch den Einsatz moderner Wissenvermittlungsmethoden Kosten gespart werden können, liegt von einer Vielzahl von Faktoren ab.

Bevor StackofStones für sie ein E-Learning konzipiert, analysieren wir mit ihnen gemeinsam ihre Situation und legen ein genaues Ziel fest. Nur wenn der Einsatz organisatorisch, didaktisch und im Preis-Leistungs-Verhältnis sinnvoll empfehlen wir den Einsatz von E-Learning Methoden.